Bagimereka yang bekerja di sebuah kantor, telepon merupakan alat kebutuhan. Salah satu tugas seorang sekretaris yaitu menerima dan melakukan panggilan telepon atau penangangan telepon di dalam kantor. Penanganan telepon yang dilakukan harus dengan etika yang baik. Salah satunya berbicara dengan nada suara yang lembut dan sopan.
ProsedurMenerima Telepon Yang Benar Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut: Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan • Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor telepon diikuti dengan ucapan salam. Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon5 Hal-hal yang harus dihindari ketika menerima panggilan di kantor 6. Etika dan prosedur dalam menerima dan mengakhiri panggilan di kantor Materi: Menerima panggilan telepon di kantor 7. Ungkapan dan ekspresi untuk memulai percakapan sehari hari dengan kolega di kantor Materi: Percakapan sehari-hari di kantor 8. Dua cara merespon sebuah
Telepondinding. Hampir sama seperti telepon yang ada di meja, hanya saja telepon ini dipasang di dingding agar orang-orang dapat melakukan panggilan lebih mudah. Kelebihan dari telepon adalah jangkauannya yang luas. Namun kelemahannya harga terbilang cukup mahal dibanding alat komunikasi lain di kantor. Intercom; Sebagai alternative teleponLokasi: Jalan Magelang KM 5 Sleman Yogyakarta (Gmaps Kantor Pusat PT. XXX XXX) Note : 1. Mohon membawa hardcopy surat lamaran kerja, Curriculum vitae, transkip nilai, dan ijazah. 2. Mohon menggunkanan pakaian rapi, bersih dan sopan. 3. Mohon datang 10 menit sebelum waktu tes yang diberikan.
CaraMencatat Pesan Telepon. Berusaha untuk selalu mencatat pesan dengan cepat dan tepat. Catat seluruh pesan dengan lengkap. Gunakan buku catatan khusus, block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. Untuk mempermudah komunikasi, maka di setiap tempat telepon yang ada di kantor harus disediakan juga alat tulis dan ZgpzN.